אחד האתגרים הגדולים ביותר של העולם הארגוני היום, של מנהלי פרויקטים ומנהלים בפרויקטים רוחביים או מומחים מקצועיים הוא ניהול אנשים ללא סמכות – ניהול ללא סמכות, הנעה ללא סמכות בניהול מטריציוני.
כלומר ניהול אנשים אשר אינם מדווחים אלייך באופן ישיר, לעיתים עמיתים מקבילים. הדבר הופך לאתגר מנהיגות מהשורה הראשונה.
בארגונים שעוברים לחשוב במונחים של "פתרונות ללקוח" ולא רק "מוצרים", אני רואה היום יותר ויותר פרויקטים רוחביים המצריכים שילוב של מספר דיסיפלינות בתוך הארגון והדבר מחייב לעבור למוד עבודה של שיתוף פעולה יותר מתמיד.
עבודה בתפיסה כזו מביאה עימה צורך לפיתוח יכולות הנעה שלא מתוקף ההיררכיה או הסמכות, אלא מתוך השפעה ושיתוף פעולה ואני מוצאת בעבודתי עם מנהלים ועובדים את המעבר לעיתים קרובות מייסר, מתסכל ולעיתים אפילו משפיל.
יוצאים מפגישה, אנשים מתחייבים לעשות משימה, אבל כאשר המועד האחרון מגיע הם עדיין לא סיימו אותה. אתה לא רוצה לנהל אותם צמוד, אתה רוצה לסמוך, מעדיף שגר ושכח אבל זה לא קורה…מוכר?
למה זה פשוט לא קורה…?
כדי להיות מנהל פרויקטים מצוין ולהצליח להוביל פרויקט איכותי נדרשות היום ממנהל פרויקט הרבה יותר מיכולות "טקטיות" מקצועיות כגון: ניתוח צרכים, תוכניות עבודה, ניהול לו"ז ומשאבים, מדדי איכות, ניהול סיכונים ועוד.
הסוד טמון ביכולת לשלב מקצוענות עם יכולות ניהול ומנהיגות. להבין אנשים היא משימה אפשרית וכדי לשלב יכולות אלו כדאי לעצור ולחשוב מה מניע אנשים לעשייה/ אי עשייה.
מה כדאי להבין ומה כדאי לעשות?
1. מוטיבציה ומשמעות : זה לא רציונלי – זה אמוציונלי
מנהלים סבורים לעיתים שזה לא תפקידם להניע חברי הצוות/עמיתים לעשות את מה שמשלמים להם לעשות. בגדול? צודקים. בפרקטיקה זה לא מספיק… בפועל, בניהול קדימויות אנשים יבחרו לעשות עבודה שלראייתם, יותר מתגמלת, יותר מעניינת ומעל הכל שיש להם חיבור ומחויבות גבוהה לאדם שמוביל. זה חיבור של בונדינג. של הערכה הדדית.
אנשים אינם רציונאלים והגיוניים כפי שהיינו רוצים שהם יהיו. ואם אתה רוצה שאנשים יהיו יותר מחויבים, אתה צריך ליצור קשר רגשי ומחויבות של השותפים אליך, לא ברמת המשימה אלא ברמה האישית.
כדי להיות מדורג גבוה בסדרי העדיפויות שלהם, אתה צריך לחזק ולתחזק את האמון בינך ובין השותפים ולוודא שהם מוצאים ערך ועניין במשימה שלך. המשימה צריך למשוך אותם.
החומרים מהם בנויה מוטיבציה:
2. אמון: לא מקבלים אמון – בונים אמון
בניית אמון בפרויקט מבוססת על האמונה והתחושה הסוביקטיבית של השותפים כי האינטרסים ברורים, הכוונות טובות, הדברים שקופים ואין אג'נדות סמויות. היא נבנית לאורך זמן ע"י הקשבה, שיתוף ופתיחות – תקשורת, ואמונה ביושרה של המוביל – Walk the Talk – אומר, מתכוון, עושה.
האם אתה נתפס כאדם שנותן דוגמא אישית? בלי אמון פרויקט לא יכול לתפקד ביעילות. אנשים ישתפו פעולה עם מי שהם מרגישים שהם יכולים לסמוך עליו.
איך בונים אמון?
צעדים לבניית אמון כוללים בתוכם מרכיבים של כנות, הוגנות ופתיחות – אמפתיה. חשוב שתכיר את השותפים לפרויקט – גם אם הם אינם מדווחים לך ישירות או אם הם עובדים רחוק ממך.
חשוב להבין מה חשוב להם ברמה המקצועית ולא פחות מכך להכיר גם צדדים בלתי פורמלים. חשוב שתתאמן בלשאול שאלות, לא רק להניח הנחות יסוד…
האם אתה יודע איך הולך להם? האם אתה מבין מה האתגרים שלהם? הם אתה רגיש לצרכים שלהם? האם אתה מגלה אמפתיה למצבים שהם מתמודדים איתם? האם הם מכירים אותך וסומכים עליך?
התפקיד שלך הוא לבנות מערכת יחסים עם האנשים שאתה עובד איתם. אתה לא צריך להיות חבר שלהם או להתכופף כדי לרצות אותם. זה לא העניין.
אלא לבנות מערכת יחסים מקצועית המבוססת על אמון, על כנות, על אמפתיה, בהירות והסכמה עלל המשימה המשותפת ותחומי האחריות.
כשיש כבר "כימיה" ומחויבות אנחנו נוטים לא לאכזב את השותפים שלנו.
3. שותפות: מעורבות בשלבי ההגדרה והתכנון
נסה להיזכר בפרויקט שבו הרגשת בחשיכה… שלא ראית את התמונה הגדולה, שלא הבנת את הערך או מי עושה מה? שלא הבנת מה התרומה שלך או ההשפעה שלך בשלבים השונים…מה הרגשת…? הרגשות המעורבים מכילים בתוכם בדר"כ תחושות של דמורליזציה, תחושה של "בורג קטן במערכת".
דרך מצוינת לבנות אמון ולחזק מחויבות למטרות ולמשימות של הפרויקט היא לערב שותפים בתהליך התכנון כבר בשלבים מוקדמים.
הרבה מנהלי פרויקטים מחזיקים בתפיסה שמכיוון שהתכנון נמצא בתחום אחריותם, הם צריכים לעשות הכל בכוחות עצמם וישנה פה החמצה גדולה של הזדמנות לרתום את השותפים לחשיבה והחלטות משותפות.
כאשר אנשים מעורבים בהגדרה ותכנון הפרויקט הם מבינים את ה "למה" של הפרויקט, למה הוא חשוב כמו גם מה תפקידם בסיפור, והדבר מעלה את רמת המחויבות לגרום לדברים לקרות.
יש ערך משמעותי לערב את השותפים בתהליך ההתנעה, לשמוע את ההתייחסויות שלהם, לקבל פידבקים על הרעיונות שלך, להסכים על חלוקת התפקידים, תחומי האחריות ובהירות על אבני הדרך של הפרויקט.
לעיתים אנחנו מתניעים רק עם שותפי הליבה שלנו. אך שיתוף של מעגלים רחבים יותר חשוב לא פחות. אנשים אוהבים בהירות וכמנהל פרויקט אתה בפוזיציה מצוינת למנף את זה.
במקום לשבת לבד לתכנן או לראיין בודדים, אפשר לקיים מפגש סיעור מוחות על מה צריך לעשות ומה לקחת בחשבון לבנות מבנה מארגן ואח"כ לפצל לאבני דרך, תחומי אחריות מוסכמים – מי מוביל מה, ולו"ז מתוכנן.
זה מייצר עניין וחיבור של כל השותפים יותר מאשר אם תעשה את הכל בעצמך.
גישה זו יוצרת יותר שקיפות ומחזקת את תחושת המחויבות של השותפים לרוחב הפרויקט. על בסיס היישור קו וההסכמות מוגדרים אבני הדרך, תוכנית ולו"ז והם מהווים בסיס עליו ניתן לבצע מעקב רמזורים.
כשאנשים שותפים, הם משתדלים לא לאכזב. אף אחד לא אוהב רמזור אדום בסטטוס משימה שהוא התחייב עליה במפגש שהוא היה שותף להחלטות לגביו.
4. אוטונומיה: גבולות גזרה ומרחב נשימה
אחד המרכיבים המשפיעים ביותר על הזהות וההגדרה העצמית שלנו היא תפיסת האוטונומיה. מה מידת העצמאות הביצועית שיש לי ומה מרחב העצמאות שלי לקבל החלטות לבד.
אנשים לא אוהבים ניהול "צפוף" – מיקרו ניהול. הם רוצים להרגיש מוערכים, כאלה שאפשר לסמוך עליהם, ולא אוהבים שכל הזמן יגידו להם מה לעשות, מחפשים עצמאות על "האיך".
זה אפילו משמעותי יותר בדורות הצעירים אשר מורגלים בעבודת צוות וחשוב להם להבין "למה" הם צריכים לפעול בצורה כזו או אחרת. בקשות לציות ועשייה עיוורת לא מצליחות איתם.
נכון שלא תמיד ניתן לתת עצמאות מוחלטת. אבל במקומות שכן, שווה לחשוב על איך כן. למשל: התמקדות ביעדים ובתפוקות. הגדרה מוסכמת על מה צריך לעשות ולא על איך. הסכמה על מדדי איכות ומה תחשב תוצאה טובה. מה הסטנדרטים הנדרשים.
חשוב להגדיר ולייצר שקיפות לגבי לוחות הזמנים. כפי שאמרנו, אחד הדברים המתסכלים את מנהל הפרויקט הוא לנשוף בעורפם של השותפים ולרדוף אחרי תוצרים.
חשוב לשקף לשותפים שע"מ להימנע מרדיפה כזו, חשוב להסכים על אבני הדרך ונקודות לבקרה על ההתקדמות במהלך הפרויקט. נקודות בהן ניתן יהיה לוודא שהכל עובד כפי שתוכנן.
אוטונומיה מסוג זה מאלצת את האנשים להתנהל באחריות אישית גדולה יותר, למצוא את ה "איך" שלהם לביצוע בתוך האילוצים וההסכמות המשותפות.
בניהול מסוג זה לא רק אתה מתווה, נוצר דיאלוג ותקשורת פתוחה בין הצדדים וצרכי שני הצדדים נלקחים בחשבון.
חשוב לסכם בכתב ולייצר מחויבות של כל הצדדים על ההסכמות על מנת למנוע פרשנויות, אי הבנות או אי הסכמות ככל שניתן.
אהבתם? כתבו לי
עד הפעם הבאה…
שלכם סנדרה