ניהול ישיבות ודיונים – אג'נדה אפקטיבית
ניהול ישיבות ודיונים אפקטיבים הוא נושא חם בארגונים, בעיקר כי לא פעם מתעוררת תחושת ההחמצה. דמיינו תסריט מוכר: יום עבודה מסתיים, אתה מתקדם לכיוון המעלית. פוגש קולגה. אתה שואל: "מה קורה?" והוא עונה: " לא עשיתי כלום כל היום, היום נשרף לי על ישיבות…"
כשמשהו עונה תשובה כזו 2 הנחות יסוד מרכזיות ישר קופצות: או שהישיבות לא נוהלו כראוי – כלומר לא היו אפקטיביות, או שהצורך בנוכחות שלו בישיבות לא היה ברור לו. ועל כן, התכלית התמוססה.
כולנו היינו בפגישות בהן המשתתפים הגיעו לא מוכנים, אנשים סטו מהנושא המרכזי לשמו התכנסו, או שהנושאים שנדונו היו בזבוז זמן. בעיות כאלה ודומות לה נובעות מעיצוב סדר יום רעוע.
אג'נדה יעילה קובעת ציפיות ברורות על מה צריך להתרחש לפני ובמהלך פגישה. היא עוזרת לחברי הצוות להכין את עצמם, היא מקצה זמן בחוכמה, היא מפקסת במהירות את כולם על אותו הנושא, ומזהה כאשר הדיון הושלם.
אם הבעיה אינה נפתרת במהלך הפגישה, אג'נדה מעוצבת היטב מגדילה את יכולתו של הצוות לדעת עד לאן הגיעו ומצמצמת את הנושאים הפתוחים לטיפול.
הנה כמה טיפים לעיצוב סדר יום יעיל לישיבה. אתה יכול להשתמש בטיפים אם פגישה נמשכת שעה ביום או שלוש שעות, אם אתה נפגש עם קבוצה של חמש או ארבעים, תמיד תופס.
ערב את חברי הצוות ביזום נושאים רלוונטים
אם אתה רוצה שהצוות שלך יהיה מעורב בפגישות, עליך לוודא כי על סדר היום נושאים המשקפים את הצרכים שלהם. בקש מחברי הצוות להציע נושאים לסדר היום עם הסבר מדוע הנושא צריך להיות מטופל במסגרת צוות.
אם בסופו של דבר תחליט שלא לכלול את הנושא, כדאי להסביר לחבר הצוות שהציע זאת.
בחר נושאים המשפיעים על כל הצוות
זמן צוות הישיבה הוא יקר וקשה לתזמון. הזמן צריך להיות מנוצל בעיקר כדי לדון ולקבל החלטות בנושאים המשפיעים על כל הצוות ומצריכים את הצוות כולו כדי לפתור אותם.
הצוות צריך לכלול את האנשים שצריכים לתאם את פעולותיהם כי בעבודתם בארגון תלויים זה בזה, הנושא הוא נושא הזקוק למידע אותו יש למשתתפים השונים וצרכים שונים לביצוע שברצונם לעלות.
דוגמאות : איך הכי נכון להקצות משאבים משותפים? איך אפשר לצמצם את זמן התגובה? וכד'.
אם הפגישה לא מתמקדת בנושאים בהם המשתתפים תלויים זה בזה, הם יתנתקו ובסופו של דבר לא ישתתפו יותר. פיזית או מנטלית.
עצב את האג'נדה כרשימת שאלות
את הנושאים שעל סדר היום כדאי לנסח כרשימת שאלות שהקבוצה צריכה לענות.
בדר"כ, רוב הנושאים בסדר היום מנוסחים כמו אוסף מילים שהושחלו יחד לביטוי, כגון:
"הקצאה מחודשת של שטחי משרדים" זה משאיר את משתתפי הפגישה תוהים על מה הולכים להתמקד. מה הבעיה? מה השאלה?
שאלה מאפשרת לחברי צוות להתכונן טוב יותר לדיון ולפקח אם כולם על אותו מסלול. במהלך הפגישה, כל מי שחושב ששומע הערה או תגובה שלא עונה על השאלה המדוברת יוכל לשאול: "תבהיר לנו איך ההערה שלך מתייחסת לשאלה שאנחנו מנסים לענות עליה. אתה יכול לעזור לי להבין את הקשר? לבסוף, הצוות יודע שכאשר השאלה נענתה, הדיון הסתיים.
הדגש האם מטרת הישיבה היא עדכון, שיתוף בידע, איסוף ידע או קבלת החלטה
חברי הצוות יתקשו להשתתף בישיבה בצורה פעילה אם הם לא יודעים מה מצופה. האם להקשיב פשוט? לתת מידע? או להיות חלק מתהליך קבלת ההחלטות?
אם אנשים מניחים שהם הולכים להיות חלק מתהליך קבלת ההחלטה, אבל אתה פשוט רוצה מידע תומך מהם, עד סוף השיחה תקבל צוות מתוסכל. עדכונים מופצים טוב יותר אם מפיצים אותם לפני הישיבה. בישיבה ניתן להקדיש חלק קצר כדי לענות עלל שאלות המשתתפים.
אם המטרה היא לקבל החלטה, יש להסביר כיצד יתנהל תהליך קבלת ההחלטות. אם אתה המנהל הפורמלי של הצוות תוכל להחליט ולשתף מה מסגרת הזמן ומה יקרה במידה ולא תתקבל החלטה משותפת: "אם אפשר, אני רוצה שנקבל את ההחלטה הזו בקונצנזוס. כלומר כל אחד יכול לתמוך או להתנגד ולהביע את דעתו על הנושא ואופן יישמו בעולם שלו.
אם לא נצליח להגיע להסכמה לאחר שעה של דיון, אני שומר לי את הזכות לקבל החלטה בהתבסס על השיחה שהייתה לנו. אשתף אתכם בהמשך בהחלטה ובשיקולים שעיצבו אותה"
קבע הקצאת זמנים ראלית לכל נושא
הישיבה תחומה בזמן ועל כן יש לבצע הערכה ראלית של זמן עבור כל נושא.
שתי מטרות יושגו:
ראשית, זה יחייב אותך לעשות חישוב כמה זמן יצטרך כל חבר צוות המציג נושא, כמה זמן להקצות למתן תשובות לשאלות, כמה זמן לאפשר מתן נקודות מבט שונות, כמה זמן יידרש לבחינת פתרונות אפשריים, וכמה זמן להקצות לאיסוף הסכמות על דרכי הפעולה ומשימות הנובעות מהדיון ומההחלטות בו.
בדרך כלל נוטים להמעיט בכמות הזמן הנדרשת. אם יש עשרה אנשים בפגישה, והקצית עשר דקות להחליט, כנראה לא הערכת כראוי את הזמן. אין מצב להגיע להחלטה שכל אחד מחברי הצוות דיבר דקה…
שנית, ביודעם את הזמן המתוכנן, יכול כל חבר צוות להתאים את הערותיו לזמן שהוקצב או לבקש יותר זמן אם נחוץ לו. מטרת ההקצאה היא לא להפסיק דיון כאשר הזמן חלף, כי הדבר יעורר תסכול ועשוי להביא לקבלת החלטה גרועה. המטרה היא להשתפר בהקצאת הזמן כך שכל הקבוצה תרגיש שהיה דיון אפקטיבי וממוקד.
הבהר כיצד הולך להתנהל הדיון
תאום ציפיות והסכמה על תהליך ניהול הדיון מגבירים באופן משמעותי את אפקטיביות פגישה ועדיין מנהלים לעתים רחוקות עושים את זה.
ראיתם את זה בוודאי בפעולה: חלק מחברי הצוות מנסים להגדיר את הבעיה, חברי צוות אחרים תוהים מדוע הנושא נמצא על סדר היום, וחברי צוות האחרים כבר קופצים לזיהוי והערכת פתרונות.
אני מציעה להשתמש בתהליך הבא:
ראשית, בואו ניקח כ -10 דקות כדי לשים את כל המידע הרלוונטי על השולחן.
שנית, בואו ניקח עוד 10 דקות לזהות ולהסכים על הנחות היסוד שלנו לתהליך.
שלישית, ניקח עוד 10 דקות לוודא שכל האינטרסים קיבלו התייחסות.
לבסוף, 15 דקות כדי לעצב פתרון אידיאלי הלוקח בחשבון את כל האינטרסים, ועולה בקנה אחד עםם המידע וההנחות שלנו .
מוסכם? הערות?
הבהר כיצד יש להיערך לפגישה
ציין כיצד אתה מבקש להיערך לפגישה. הפץ את סדר היום מספיק זמן מראש לפני הפגישה, כך הצוות יוכל לקרוא את חומרי הרקע ולהכין מראש מחשבות ראשוניות שלו עבור כל חלק מסדר היום.
הגדר מי מוביל כל נושא
לעיתים, מישהו אחר מוביל חלק מסוים של הישיבה. אדם זה עשוי להציג את ההקשר של הנושא, לתת או להסביר נתונים, או שהוא אחראי ברמה הארגונית על האזור המדובר. הגדרה זו מבטיחה שכל מי שאחראי או מוביל חלק מסדר היום יודע זאת ומכין אותו לפני הישיבה.
השאר את התכנון "נושם"
קח רגע לפני תחילת הפגישה כדי לראות אם משהו צריך להשתנות עקב אירועים שצצו לאחרונה.
לא כל שינויי סדר היום הם דרמטיים, אבל על ידי בדיקה בתחילת הפגישה, אתה מגדיל את הסיכוי כיי הצוות ישתמש בזמן בצורה היעילה ביותר.
שיפור מתמיד והפקת לקחים
כמוביל הפגישה שאל את עצמך:
האם סדר היום הופץ בזמן ואפשר להתכונן?
האם חברי הצוות התכוננו לפגישה?
האם הזמן המוקצה לכל חלק תוכנן היטב?
כמה יעיל היה התהליך עבור כל נושא בסדר היום?
שיהיה בהצלחה!
אהבתם? אשמח לשמוע!
עד הפעם הבאה…
שלכם סנדרה