בפוסט בנושא "הזמנה לדיאלוג – שיחות משוב והערכה" כתבתי על ההזדמנויות שיש בניהול שיחת משוב והערכה איכותית. כדי שהשיחה אכן תהיה כזו, נדרשים שני הצדדים המשתתפים, המנהל והעובד, להערך לשיחה ולהגיע מוכנים. מדובר באחת ההזדמנויות המשמעותיות, לעובד ולמנהל, לערוך שיחה פתוחה ומקדמת. לשני הצדדים המשתתפים בשיחה תהיה השפעה על אופן התנהלותה. עם זאת, כציר המניע את התהליך, למנהל אחריות להוביל ולדאוג שכך יהיה. לא מדובר בעוד פ.ע, פ.א, 1:1 או ביטויים נפוצים אחרים לפגישות שוטפות. בניגוד לשיחות השוטפות, הנקודתיות, השיחה הזאת היא שיחה שמטרתה הסתכלות רחבה, כוללת. ופה, שיטת "הנזרום" לא תניב פירות.
לפעמים נראה כאילו כולם היו מעדיפים לשלוח מכתב בבקבוק:)
שיחת הערכה ומשוב – זה לא מכתב בבקבוק
הערכות לשיחה
קבע מתי ואיפה
חשוב לקבוע זמן שמתאים ונוח לשני הצדדים (למשל לא ממומלץ לקבוע לסוף היום כשכולם כבר לחוצים ללכת), לקבוע משך הולם לשיחה (מומלץ לא פחות מ 45 דקות) ומיקום שיש בו שקט ופרטיות.
מטרות ויעדים
על מנת לקבוע מטרות ויעדים לשיחה, נתח מידע שהצטבר על מקבל המשוב: תכנון מול ביצוע, ביצוע מול הגדרת תפקיד, ביצוע מול יעדים ומשימות, ניתוח הצלחות למינוף וטיפוח מצויינות, ניתוח פערים שנוצרו בציפיות והתנהגויות שתמכו בתהליכים.
מכאן תוכל לבחור מסרים מרכזיים לשיחה ולהציב לך מטרות – מה חשוב לך שיקרה בסוף השיחה. תוצאות השיחה. רצוי לבחור לא יותר מ 4 מסרים ממוקדים המתרכזים בעיקר. חשוב לא להתמקד בתחושות בטן, עובדות לא בדוקות, פנקסנות או ארועים חד פעמיים אשר לא מצביעים על הכלל.
תסריט שיחה
מטרת העל של התהליך היא שיפור ביצועיו של העובד המקבל משוב ולכן חשוב לבנות שיחה שמתאימה לסגנון שלו. חשוב על תסריט שיחה אותנטי, עם מסרים ברורים שיכולים להיות מופנמים, מעובדים ומתורגמים להתנהגות בפועל על ידי העובד. הכן עצמך להתפתחויות שעשויות לעלות בשיחה מהיכרותך עם העובד. ככל שיהיו לך יותר תשובות מוכנות השיחה תזרום יותר ותיתפס כבעלת ערך רב יותר עבור העובד. אם יעלו דברים שתצטרך לבדוק, אל תשכח לחזור עם התשובות בהמשך – רצוי להתחייב על עיתוי.
ניהול השיחה
מבנה ומטרות
על מנת ליצור אוירה המאפשרת פתיחות ושותפות, כדאי להציג את מבנה השיחה ומטרותיה. ככל שנקטין את תחושת אי הוודאות והסקרנות לתהליך, העובד יהיה יותר קשוב, פתוח ונינוח בשיחה. חשוב לזכור את מטרת העל! זאת אינה שיחת נזיפה אלא שיחה לשיפור הביצועים. גם העובד ירצה להעלות דברים מנקודת מבטו ועל כן הבטיחו זמן גם לחלקו של העובד בשיחה.
סיכום של המנהל
המנהל יוצר את הבסיס לדיון בשיחה ע"י תיאור פרק הזמן שחלף: במה עסק העובד, מה היו האתגרים, מה היו המטלות העיקריות, הפרוייקטים העיקריים. כמו כן רצוי בשלב הזה להעלות את האתגרים העומדים בפתח לפרק הזמן הבא.
סיכום של העובד – ממונולוג לדיאלוג
בקש מהעובד לסכם את השנה מבחינתו – הקשב, אל תקטע, אל תסתור. שאל שאלות במקומות שאתה לא בטוח שהבנת. אל תתפתה להגיב, לענות, אפשר את הפתיחות הנדרשת.
הערה: יש יתרונות רבים בלהתחיל בסיכום של העובד ולא של המנהל. אחד הדברים החשובים הוא לתת אפשרות לעובד להתבטא ממקום נקי ולא לאחר ששמע את חוות דעתו של המנהל. ולמנהל, יש אפשרות לבחון לקראת המשוב שלו האם העובד מודע לחוות הדעת שתינתן או יהיה מופתע.
חוות הדעת של המנהל
התחל במשוב מוכוון שימור וטיפוח הצלחות. שווה לשאול את העובד בשלב זה מה עזר לו להצליח על מנת להמשיך ולטפח כיוון זה.
המשך במשוב מוכוון פיתוח ושיפור המתאר את הנושאים הדורשים שיפור וניתנים לשינוי. ההתמודדות עם הקשיים, לקיחת האחריות, למידה ועוד. אין טעם לדבר על מה שאינו ניתן לשינוי – לא תהיה שיחה מקדמת. חשוב לוודא שהעובד מבין, מסכים, לוקח אחריות ושותף ברעיונות השיפור וביעדים לשנה הבאה. כמו כן כדאי לשאול ולבדוק איתו מה יצטרך כתמיכה כדי שזה יקרה וכך נוכל להפוך את היעדים למימוש פרקטי.
מרחב פתוח לעובד
בחלק זה של השיחה ניתנת אפשרות לעובד לעלות כל עניין שנראה לו חשוב, בין אם נוגע ישירות לתפקידו ותיפקודו ובין אם נושאים מערכתיים. כמו כן אפשר לבקש מהעובד לשתף בתחושתו על השיחה שזה עתה נערכה. חשוב להקשיב, אם צריך, לרשום ולבדוק בהמשך. חשוב לא להתגונן, לא לשלוף תשובות לא בדוקות. אם הבטחת לחזור עם תשובות – הקפד לחזור.
סיכום השיחה
זה הזמן לסכם את ההבנות והתחושות. חשוב להדגיש את תרומתו החיובית של העובד לארגון ואת ההערכה כלפיו. כולנו אוהבים להיות מוערכים. חשוב לחזור ולרענן בקצרה את היעדים שהוגדרו והדרך להשגתם כפי שהוסכמו. זה המקום להביע אמון ביכולת ההצלחה של העובד ובנכונותך כמנהל לסייע ככל שיידרש.
זכור: שיחת משוב היא חלק מתהליך החניכה והפיתוח שלך כמנהל את העובד. וחלק מההתפתחות שלך כמנהל. חשוב שהעובד יצא מהשיחה עם תחושה שיש לו מנהל שמלווה אותו וייסע לו להצליח ככל שיידרש.
פוסט מעולה. אני יודעת שלי לפחות בתור עובדת מאוד חשוב לקבל פידבק. אחת הסיבות לכך שאני מצליחה לעלות במדרג בחברה היא שהמנהלים שלי יודעים שאני מוכנה לערוך שינויים ושיפורים, שאני מגיעה בראש פתוח והקשבה ובעיקר שאני לומדת המון על ההתנהלות שלי דרך הפידבקים וכך גם משתפרת. אנשים שמגיעים לשיחות האלה סגורים ומנהלים שמוותרים על קיום השיחות האלה לא ממש מבינים את החשיבות שלהן. אני חושבת שמה שבשורה התחתונה עושה את ההבדל בין חברות על המפה העיסקית זה בדיוק הדברים הקטנים האלה שיוצרים הבדל ועבודת צוות. מה שאמרת מאוד מדוייק.
שמחה שמצאת את הפוסט יעיל והתחברת. האתגר הגדול הוא לייצר WIN WIN בסיטואציה שהיא לא תמיד פשוטה לשני הצדדים. אין ספק שכשמיישמים ועובדים עם הכלי נכון, הוא עושה קסמים! גם לעובד, גם למנהל וגם לארגון. שתמיד תצמחי ותתפתחי! סנדרה
חיפשתי באינטרנט חומר על אופן ניהול שיחת משוב/ חתך לעובדים ומכל החומר שמצאתי, התחברתי מאוד למה שכתבת במצפן.
רציתי להודות לך על הטיפים וההסברים המובנים להובלת שיחה מסוג זה.
יישמתי את הרוב והשיחות אכן עברו ברוח מאוד טובה ומקדמת ושני הצדדים יצאו, , עם הרגשה טובה ותובנות להמשך.
פוסט מעולה.
אני יודעת שלי לפחות בתור עובדת מאוד חשוב לקבל פידבק.
אחת הסיבות לכך שאני מצליחה לעלות במדרג בחברה היא שהמנהלים שלי יודעים שאני מוכנה לערוך שינויים ושיפורים, שאני מגיעה בראש פתוח והקשבה ובעיקר שאני לומדת המון על ההתנהלות שלי דרך הפידבקים וכך גם משתפרת.
אנשים שמגיעים לשיחות האלה סגורים ומנהלים שמוותרים על קיום השיחות האלה לא ממש מבינים את החשיבות שלהן. אני חושבת שמה שבשורה התחתונה עושה את ההבדל בין חברות על המפה העיסקית זה בדיוק הדברים הקטנים האלה שיוצרים הבדל ועבודת צוות.
מה שאמרת מאוד מדוייק.
דינה היקרה,
שמחה שמצאת את הפוסט יעיל והתחברת.
האתגר הגדול הוא לייצר WIN WIN בסיטואציה שהיא לא תמיד פשוטה לשני הצדדים. אין ספק שכשמיישמים ועובדים עם הכלי נכון, הוא עושה קסמים! גם לעובד, גם למנהל וגם לארגון.
שתמיד תצמחי ותתפתחי!
סנדרה
חיפשתי באינטרנט חומר על אופן ניהול שיחת משוב/ חתך לעובדים ומכל החומר שמצאתי, התחברתי מאוד למה שכתבת במצפן.
רציתי להודות לך על הטיפים וההסברים המובנים להובלת שיחה מסוג זה.
יישמתי את הרוב והשיחות אכן עברו ברוח מאוד טובה ומקדמת ושני הצדדים יצאו, , עם הרגשה טובה ותובנות להמשך.
מצוין!
בקרוב תהיי אשפית בזה!
בהצלחה!
סנדרה